Akkreditierte Einrichtungen haben die Möglichkeit, jährlich im Rahmen der Mittelanforderung Fördergelder abzurufen, um damit Mobilitätsaktivitäten umzusetzen. Über die Höhe der abgerufenen Gelder wird eine Finanzhilfevereinbarung zwischen Ihnen und der NA beim BIBB geschlossen. Die Mittelanforderung erfolgt stets zu Beginn eines Jahres, der Vertrag beginnt jeweils am 01. Juni eines Jahres und hat zunächst eine Laufzeit von 15 Monaten.
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Eckpunkte der Mittelanforderung
Aktivitäten
Die akkreditierten Einrichtungen beantragen lediglich Aktivitäten, keine finanziellen Mittel. Die NA beim BIBB kalkuliert das erforderliche Budget, um die beantragten Aktivitäten umzusetzen. Dies erfolgt auf der Grundlage der Fördersätze 2025 und den Erfahrungswerten vorangegangener Jahre. Konkrete Zuschüsse werden lediglich für die Bereiche „Inklusionsmittel“ und „Außergewöhnliche Kosten“ beantragt, da diese sich nicht standardisiert abschätzen lassen.
Wenn im Rahmen der Akkreditierung als Aktivität für das Personal Kursbesuche geplant werden, ist dieses Informationspapier sowie die Qualitätskriterien zu beachten. Ein Kurs ist nur förderfähig, wenn mind. zwei Nationalitäten daran teilnehmen. Die passive Teilnahme an einem Konferenzbesuch ist nicht förderfähig.
Jährlichkeit und Laufzeit
Die Laufzeit der Finanzhilfevereinbarung beträgt 15 Monate. Die akkreditierten Einrichtungen reichen daher jährlich ihre Mittelanforderung ein. Der Umfang der beantragten Aktivitäten sollte dem Umfang der Aktivitäten entsprechen, die in den ersten 12 Monaten der Laufzeit der Finanzhilfevereinbarung begonnen werden. Nach 12 Monaten ist eine Mittelumverteilung im Rahmen der sogenannten “Checkpoints” vorgesehen. Akkreditierte Einrichtungen, die nicht alle bewilligten Aktivitäten durchführen, werden ihre Finanzhilfevereinbarung in begründeten Ausnahmefällen abstocken können und Einrichtungen, die mehr Aktivitäten als geplante durchführen können, werden – bei Verfügbarkeit von Mitteln – ihre Finanzhilfevereinbarung aufstocken können. Unter bestimmten Bedingungen kann dann die Laufzeit der Verträge auf 24 Monate verlängert werden.
Past Performance
Qualität zahlt sich aus. Sowohl das finanzielle Management als auch die Qualität der von den akkreditierten Einrichtungen durchgeführten Auslandsaufenthalte wird erfasst und dokumentiert. Damit baut sich im Laufe der Zeit das Performance Profil der Einrichtung auf, dass zusammen mit dem Organisationsprofil aus dem Akkreditierungsantrag das Erasmus-Profil der Einrichtung ergibt (siehe Grafik ). Die Past Performance wird zukünftig von der NA beim BIBB hinzugezogen, um über die Verteilung von Mitteln und das Monitoring der Einrichtungen zu entscheiden.
Von der Mittelanforderung zum vertraglichen Budget
Das im Rahmen der Akkreditierung zur Verfügung stehende Budget, die Schritte der Mittelbindung und die Kriterien der Verteilung des Budgets auf alle akkreditierten Einrichtungen sind in dem Dokument "Regeln der Mittelbindung für akkreditierte Einrichtungen unter Erasmus+ Leitaktion 1“ dargestellt.
Die vorgesehenen Schritte der Mittelbindung werden hier im Überblick dargestellt.
Veranschlagtes Budget
Aus den Angaben der Mittelanforderung berechnet die NA beim BIBB das veranschlagte Budget. Die Kalkulation des Budgets für die standardisierten Aktivitäten erfolgt auf der Grundlage der Fördersätze 2025 und den Erfahrungswerten vorangegangener Jahre. Hinzu addiert werden die beantragten Inklusionsmittel und Außergewöhnlichen Kosten. Die Inklusionsmittel und Außergewöhnlichen Kosten sind prioritär für die Erreichung der Ziele des Programms. Sie werden daher – wenn sie von der NA beim BIBB anerkannt sind - im weiteren Verlauf nicht auf den maximalen Zuschuss angerechnet und in vollem Umfang bewilligt.
Maximaler Zuschuss
Der maximale Zuschuss beträgt 4 Prozent des für akkreditierte Einrichtungen verfügbaren Betrags. Dies entspricht in 2024 voraussichtlich gut 2,17 Mio. Euro.
Vertragliches Budget
Es gibt zwei Szenarien zur Berechnung des vertraglichen Budgets:
Ausreichendes Budget
Wenn die Summe aller veranschlagten Budgets nicht größer ist als das für alle akkreditierte Einrichtungen verfügbare Budget, so entspricht das vertragliche Budget dem veranschlagten Budget.Überzeichnetes Budget
Wenn die Summe aller veranschlagten Budgets größer ist als das für alle akkreditierte Einrichtungen verfügbare Budget, so erfolgt die Zuteilung der verfügbaren Mittel in zwei Phasen. Dabei werden folgende Aspekte berücksichtigt: Basisförderung, finanzielle Performance, Qualität und politische Priorität. Die Gewichtung dieser Aspekte und der genaue Prozess der erforderlichen Kürzung werden in dem Dokument „Regeln der Mittelbindung für akkreditierte Einrichtungen unter Erasmus+ Leitaktion 1“ im Detail dargestellt. Das vertragliche Budget ergibt sich in dem Fall durch die Addition des ungekürzten Budgets für die von der NA beim BIBB anerkannten Inklusionsmittel, den Außergewöhnlichen Kosten und dem gekürzten Budget für die Umsetzung der beantragten Aktivitäten.
Lieferziele
Die Zuschussvereinbarung wird neben der Vertragssumme auch ein sogenanntes Lieferziel umfassen („Target for delivery“). Wenn ausreichend Budget zur Verfügung stand und kein Kürzung vorgenommen worden ist, so ist das Lieferziel identisch mit den beantragten Aktivitäten. Wenn das Budget überzeichnet war und eine Kürzung vorgenommen werden musste, so entspricht das Lieferziel den anteilig gekürzten beantragten Aktivitäten.
Formale Schritte zur Mittelanforderung
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