4) Relevante Tools, Leitfäden, Wissensquellen

Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen, Regelungen und Hilfestellungen für eine erfolgreiche Umsetzung Ihrer Akkreditierung:

Datenschutz und Erasmus+ Qualitätsstandards

Bitte beachten Sie bei der Umsetzung Ihrer Akkreditierung zwingend die Bestimmungen zum Datenschutz sowie die Qualitätsstandards. Diese Vorgaben sind Dreh- und Angelpunkt in der Nutzung von Erasmus+ Fördergeldern und müssen stets eingehalten werden.

Programmleitfaden, Fördersätze und Handbuch zur Finanzverwaltung

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die Höhe der Fördersätze nach Kostenarten und wie sich die individuelle Förderung der Teilnehmenden zusammensetzt.

Im Handbuch zur Finanzverwaltung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Alle drei Dokumente gelten jeweils für ein Antragsjahr.

Im Informationsblatt zu können Sie sich darüber hinaus informieren über die förderfähigen Zielgruppen und die Bedingungen, die zu erfüllen sind, um externe förderfähige Personen im Rahmen Ihrer Akkreditierung entsenden zu können.

Antragsjahr 2024

Antragsjahr 2023

Ältere Versionen

Beneficiary Module

Zugang

Das Beneficiary Module ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für Durchführung der Aktivitäten in Erasmus+. Dieses Tool der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU.

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihrer Mittelanforderung von uns in das Beneficiary Module übertragen. Die Kontaktperson und die zeichnungsberechtige Person werden darüber per E-Mail benachrichtigt. Sie können dort weitere Personen eintragen, die die Aktivitätsdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Beneficiary Module auf. Der Zugang erfolgt über den European Commission Authentication Service (EU-Login).

Im Beneficiary Module…

• machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitätsaktivitäten), zu Teilnehmenden, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer,

• überwachen Sie das Budget der Aktivitäten,

• können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen,

• reichen Sie den Änderungsantrag zum Zeitpunkt des Checkpoints ein,

• erstellen und übermitteln Sie den Abschlussbericht zu Ihren Aktivitäten,

• erstellen und übermitteln Sie die Akkreditierungsberichte.

Anleitungen

Hier finden Sie Anleitungen und Hilfestellungen zum Beneficiary Module:

Weitere Informationen, die Ihnen bei der Durchführung helfen können

: Teilnehmende am Erasmus+ Programm müssen über einen ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Hier erhalten Sie grundsätzliche Informationen zu den verschiedenen Versicherungsformen.

: Für die Planung von Mobilitätsaktivitäten, die physisch und virtuell kombiniert werden.

: Wenn Sie Personal an der Aktivitätsart "Kurse und Schulungen" teilnehmen lassen möchten, sollten Sie dieses Papier beachten.

: Wenn Sie Lernende im Rahmen der Aktivitätsart “Gruppenmobilität” entsenden möchten, beachten Sie bitte die Hinweise dieses Papiers.

: Wenn Sie in den Jahrgängen 2021/2022 mit einer unterstützenden Einrichtung zusammenarbeiten werden.

: Wenn Sie im Jahrgang 2023 mit einer unterstützenden Einrichtung zusammenarbeiten werden.

: Bedeutung und Steuerung der Budgetausschöpfung für akkreditierte Projekte 

: Fördermöglichkeiten für Geflüchtete aus der Ukraine

: Erasmus+ ist kein Urlaub! Gründe, die dahinterstehen, können diesem Informationspapier entnommen werden.

: Alle Informationen zu Auslandsaufenthalten in UK nach dem Brexit

Video: Informationen zu Kostenarten in der Berufsbildung für das Antragsjahr 2023

Entfernungs- und Mobilitätsrechner

Um den zu erwartenden Zuschuss zu den Reisekosten besser bestimmen zu können, steht Ihnen der Entfernungsrechner der Europäischen Kommission zur Verfügung.

Mithilfe des Mobilitätsrechners können Sie sich die Erasmus+-Förderzuschüsse Ihres Mobilitätsprojektes oder einzelner Mobilitätsaktivitäten errechnen lassen. Bitte beachten Sie, dass der Rechner nur eine grobe Kalkulation vornimmt. Abweichungen sind möglich. Maßgeblich sind die national veröffentlichten Fördersätze für die jeweiligen Antragsjahre. Die genauen Förderzuschüsse können Sie im Beneficiary Module einsehen.

Europass

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernende und Bildungspersonal vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu unterstützen und erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.

Europass Mobilität

Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europasses.

Teilnehmenden- und Lernvereinbarung über das Europass Portal erstellen

Um Ihnen die Arbeit bei der Erstellung der Teilnehmenden- und Lernvereinbarung zu erleichtern und um mehrfache Dateneingaben zu vermeiden, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass es möglich ist, die Teilnehmenden- und Lernvereinbarung über das Europassportal zu erstellen.

So tragen Sie die persönlichen Daten der Teilnehmenden nur einmal, nämlich im Beneficiary Module, ein und verwenden die Daten über Export- und Importfunktionen weiter, um den Europass, die Teilnehmenden- und die Lernvereinbarung zu befüllen.

Wie das funktioniert?

1. Befüllen Sie das Beneficiary Module mit den persönlichen Daten der Erasmus+ Mobilitätsteilnehmenden.

2. Erstellen Sie über den Reiter Import-Export Mobilitätsaktivität eine Exportdatei und speichern diese im Excel-Format „.xls“ ab.

3. Importieren Sie die Excel-Datei mit den Teilnehmenden-Informationen in die leeren Europässe im Europass-Portal und vervollständigen Sie die Pflichtfelder.

4. Im Anschluss können Sie aus der Europass-Datenbank ganz einfach die Erasmus+ Teilnehmendenvereinbarungen sowie Erasmus+ Lernvereinbarungen des jeweiligen Antragsjahres downloaden.

Videoanleitungen:

Schritt-für-Schritt Tutorial zum Import von Daten aus dem Beneficiary Module in das Europass-Portal

Schritt-für-Schritt Tutorial zum Erzeugen von Teilnehmendenvereinbarungen

Europass e-Portfolio

Teilnehmende an Mobilitätsaktivitäten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen. 

Online Language Support (OLS)

-Sprachenlernen im Erasmus+-Programm-

Die Lernplattform der Europäischen Kommission Online Language Support (OLS) ist seit 01.07.2022 in die Plattform EU-Academy integriert und befindet sich weiterhin  im Aufbau (Stand März 2024). Die Anzahl der verfügbaren Sprachen und Sprachniveaus wird sukzessive ausgebaut. Die OLS-Funktion, die für Erasmus+-Teilnehmende reserviert ist, heißt Core Area. Daneben existiert in der EU-Academy auch ein offen zugänglicher OLS-Bereich mit einfacheren Funktionsmöglichkeiten.

Nach wie vor wird von Seiten der EU-Kommission daran gearbeitet, die Aktivierung von OLS für die Teilnehmenden durch die entsendende Einrichtung über das Beneficiary Module zu ermöglichen. Der dafür vorgesehene Button „OLS“ im Beneficiary Module kann zwar bereits angeklickt werden, doch wird dadurch noch keine Folgeaktion ausgelöst. Er dient derzeit allein statistischen Zwecken.

Es gilt weiterhin, wie seit 01.07.2022, das Zugangsverfahren zu OLS durch die Versendung eines Links per E-Mail durch die entsendende Einrichtung an die Teilnehmenden. Sobald es möglich ist, die Teilnehmenden durch das automatisierte Verfahren im Beneficiary Module zu OLS einzuladen, werden die Projektträger über die Nationale Agentur gesondert informiert werden.

Der Zugangslink zu OLS für Erasmus+-Teilnehmende (Core Area) kann von den Einrichtungen über die zuständige Ansprechperson in den NA-Teams für inhaltliche Fragen oder über die Funktionsadresse mobilitaet-berufsbildung[at]bibb(dot)de erfragt werden.

Ihre Möglichkeiten mit dem Online Language Support

OLS verfügt sowohl über Sprachtests und -kurse als auch über diverse interaktive Funktionen wie Karteikarten oder Chatforen. Der Status der verfügbaren Sprachen (Tests und Kurse) kann über diese Liste eingesehen werden. Die Auswahl der Sprachen und ihre Anzahl sind den Teilnehmenden grundsätzlich freigestellt. Sprachtests können beliebig oft wiederholt werden. Nach dem ersten Login kann OLS drei Jahre genutzt werden.

Für die Berufsbildung verfügt OLS über spezielle Themeneinheiten zu Berufsbranchen, z.B. zur Landwirtschaft, Logistik, IT, Gesundheitswesen etc.

Eine Überwachung der Nutzung von OLS durch eine Lehrkraft ist momentan noch nicht möglich. Diese Funktion wird erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Die Durchführung eines Sprachtests vor Antritt einer Mobilität, wie es bis 2020 im Bereich Berufsbildung vorgeschrieben war, ist nicht mehr verpflichtend. Wünscht die entsendende Einrichtung dennoch, dass die Durchführung eines Sprachtests oder bestimmten Sprachkurses verpflichtend sein soll, so kann dies über die Teilnehmendenvereinbarung (Artikel 6 und Artikel 10 der TN-Vereinbarung 2022 bzw. Artikel 7 und Artikel 15 der TN-Vereinbarung 2023) geregelt werden.

Zusätzliche Sprachliche Unterstützung („Linguistic Support“)

Unter bestimmten Bedingungen können im Rahmen des bewilligten Budgets zusätzliche finanzielle Mittel für die sprachliche Vorbereitung (z. B. für Sprachlernmaterial oder einen Sprachkurs) genutzt werden. Darüber hinaus kann sowohl in der Berufs- als auch in der Erwachsenenbildung jeder Teilnehmende der Aktivitätsart „Langfristige individuelle Mobilität von Lernenden“ zusätzlich zur Nutzung von OLS eine finanzielle Unterstützung in Höhe von 150 EUR erhalten.

Verbreitung Ihrer Aktivitäten

Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Eine passende Kommunikationsstrategie ist frühzeitig als begleitende Maßnahme Ihrer Aktivitäten mitzudenken. Die Verbreitungsaktivitäten sollten dabei im Verhältnis zum Umfang und zu den Zielen der verschiedenen Aktionen im Rahmen von Erasmus+ stehen.

Werden Sie aktiv im Umfeld Ihrer eigenen Einrichtung: z. B. Intranet, Internet, Publikationen, Projektwoche zum Thema Auslandsaufenthalt, Verleihung des Europass Mobilität, Berichterstattung in der lokalen Presse, aktive Einbindung und Nutzung der sozialen Netzwerke.

Akkreditierte Einrichtungen verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen. Dazu gehört auch das Emblem der Europäischen Union in sämtlichen Kommunikationsmaterialien abzubilden.

Werden Sie aktiv in Netzwerken und kommunizieren einrichtungsübergreifend: Information von Ausbildungspartnern wie Betrieben, umliegende Berufsschulen, Kammern etc.; Information auf Ausbildungsmessen u. ä.

Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit:

• Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.

• Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.

• Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.

• Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?

• Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z. B. bei Instagram oder YouTube veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle.

Ergebnisse auf der Erasmus+ Project Results Platform veröffentlichen

Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Produkte aus allen Bildungsbereichen des Programms. Jedes Mobilitätsprojekt wird mit Beginn der Förderung automatisch in der Erasmus+ Project Results Platform aufgeführt. Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Materialien oder Produkte, die einen Nutzen für andere Projekte haben, können in dieser Datenbank veröffentlicht werden.

Die  (engl.) erläutern Ihnen, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen können.