9. Prüfungen und Nachweise

Hier erhalten Sie Informationen zu möglichen Prüfungen und zur Anforderung an Nachweise und Belege.

Mögliche Prüfungen in Erasmus+

Im Programm sind verschiedene Kategorien von Prüfungen durch die Nationalen Agenturen vorgegeben.

Prüfung der Abschlussberichte:

Für alle Projekte erfolgt eine Prüfung und Bewertung auf der Grundlage des übermittelten Abschlussberichts sowie der in der Erasmus+ Project Results Platform hochgeladenen Ergebnisse. Belege oder Nachweise müssen nur im Einzelfall nach Aufforderung durch die Nationale Agentur beigefügt werden.

Aktenprüfungen zum Abschlussbericht:

Bei einem Teil der geförderten Projekte erfolgt eine eingehende Prüfung von Nachweisen und Belegen beim oder nach dem Vorlegen des Abschlussberichts. Die Nationale Agentur informiert die Einrichtungen über Form und Umfang der einzureichenden Nachweise und Belege.

Vor-Ort-Kontrolle während der Durchführung oder nach Abschluss des Projekts:

Die Prüfung wird angekündigt und findet in den Räumen der koordinierenden Einrichtung statt. Bestandteil der Prüfung sind die Umsetzung und die Förderfähigkeit der Projektaktivitäten sowie entsprechende Nachweise.  

Systemprüfung:

Die ist eine angekündigte Prüfung in den Räumen der koordinierenden Einrichtung über mehrere Projekte.

 Nachweise und Belege

Grundsätzlich müssen Begünstigte in der Lage sein, Nachweise vorzulegen, aus welchen die Umsetzung der bewilligten Projektaktivitäten hervorgeht. Dies gilt auch für die Aktivitäten der Projektpartner. In Projekten mit pauschaliertem Zuschuss wie in KA2 wird daher auch von Aktivitätennachweisen gesprochen, denn der Betrag auf dem Nachweis ist nachrangig.

Beispiel 1: Bewilligt wurden 3 Präsenzteffen à 5 Tage für jeweils 15 Teilnehmende.

Aktivitätennachweise machen deutlich, dass 3 Treffen in Präsenz stattfanden, dass sie jeweils 5 Tage dauerten und dass jeweils 15 Personen teilnahmen. Geeignete Nachweise wären zum Beispiel Reise- und Aufenthaltsnachweise, Unterschriftslisten, Programme oder Protokolle der Treffen, erarbeitete Ergebnisse. Die Kosten müssen nicht im Detail nachgewiesen werden. 

Beispiel 2: Bewilligt wurde das Erstellen eines Handbuches.

Als Nachweis dient zum einen das fertiggestellte Handbuch. Aber es sollte auch der Weg dahin nachgewiesen werden können, z.B. Dokumentation von Abstimmungstreffen, Meilensteine bei der Erstellung oder ähnliches.