2) Dokumente zwischen Projektträgern und Teilnehmenden

Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen und Dokumente zu den Prozessen, die zwischen Ihnen als Einrichtung mit Kurzzeitprojekt und Ihren Teilnehmenden von Relevanz sind:

Teilnehmendenvereinbarung

Der Anhang VI der Finanzhilfevereinbarung (die Teilnehmendenvereinbarung) sorgt zwischen Ihnen als Einrichtung und Ihren Teilnehmenden für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte.

Die Teilnehmendenvereinbarung ist für alle Aktivitätsarten außer für Begleitpersonen und für vorbereitende Besuch einzusetzen.

Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.

Nachweise über Green Travel und Inklusion

Wenn Sie für Ihre Teilnehmenden „Green Travel”-Zuschuss oder Inklusionsunterstützung geltend machen, müssen Sie Nachweise hierüber sammeln und diese im Falle einer Prüfung vorlegen. „Green Travel” muss über eine ehrenwörtliche Erklärung nachgewiesen werden. Informationen zum Inklusionsnachweis entnehmen Sie bitte dem Informationsblatt.

Lernvereinbarung/Lernprogramm

Das Abschließen einer Lernvereinbarung bzw. eines Lernprogramms mit allen Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 der Teilnehmendenvereinbarung aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert, diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 der Teilnehmendenvereinbarung ebenfalls aufgeführt werden. Beachten Sie hierzu gerne auch die Hinweise zum Thema Lernergebnisse und Qualität.

• Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche", "Berufswettbewerbe" und "Kurse und Schulungen" und für Begleitpersonen müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.

• Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.

• Für die Aktivitätsart “Gruppenmobilität” wird ein gemeinsames Lernprogramm für alle Teilnehmenden erstellt.

Video: Hinweise zur Nutzung von Lernvereinbarungen

Ergänzung zur Lernvereinbarung

Um stattgefundene Mobilitätsaktivitäten zu belegen, müssen Sie mind. ein Dokument verwenden, aus dem die Namen der Teilnehmenden und die Lernergebnisse sowie das Anfangs- und Enddatum der Aktivität hervorgehen. Falls Begleitpersonen die Teilnehmenden während der Aktivität unterstützt haben, sind auch deren Namen und die Dauer des Aufenthalts anzugeben. Die Nachweise müssen von der entsendenden und aufnehmenden Einrichtung sowie den Teilnehmenden unterzeichnet werden.

Sie können für den Nachweis einer individuellen Mobilität die Vorlage „Ergänzung zur Lernvereinbarung“ verwenden, die bereits alle Mindestanforderungen für einen Nachweis enthält. Verwenden Sie diese Vorlage nicht, müssen Sie die Mobilitätsaktivitäten mit einem anderweitigen Nachweis belegen, der die oben genannten Informationen beinhaltet.

Zum Nachweis der Aktivitätsart „Eingeladene Expertinnen/Experten“ können Sie das Formular „Lernprogramm eingeladene Expertinnen/Experten“ nutzen. Nutzen Sie diese nicht, müssen Sie auch hier einen anderen Nachweis, der alle notwendigen Informationen enthält, erstellen (Name des/der Experten/Expertin, Anfang- und Enddatum der Aktivität, Inhalt des bereitgestellten Lernprogramms, Unterschrift von der aufnehmenden Organisation und dem/der eingeladenen Experte/Expertin).

Teilnehmendenbericht

Alle Teilnehmende müssen nach Beendigung der Mobilität einen Online-Teilnehmendenbericht ausfüllen. Der Link zu diesem wird den Teilnehmenden - ausgelöst durch das Beneficiary Module - per Mail zugeschickt und muss innerhalb von 30 Tagen ausgefüllt und elektronisch übermittelt werden.

Sollte der Teilnehmendenbericht Ihre Teilnehmenden einmal nicht oder nur fehlerhaft erreichen, dann empfiehlt es sich, die Teilnehmendenberichte noch einmal neu auszulösen. Dies tun Sie innerhalb der jeweiligen Mobilität im Beneficiary Module.

Nutzen Sie die Ansichtsexemplare der Teilnehmendenberichte gern zur Vorbereitung der Teilnehmenden. Bitte beachten Sie, dass der tatsächliche Teilnehmendenbericht dynamisch ist und deswegen je nach Aktivitätsart und gegebenen Antworten vom Ansichtsexemplar abweichen kann. Zu unterscheiden sind der Teilnehmendenbericht für Einzelmobilitäten (wird von der entsendeten Person ausgefüllt) und der für Gruppenmobilitäten (wird von der Begleitperson für die gesamte Gruppe ausgefüllt).

Dokumente in Leichter Sprache

Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität (Lernende und Personal) steht Ihnen in Leichter Sprache zur Verfügung. Da die verpflichtenden Dokumente aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer für alle Teilnehmenden geeignet sind, kann die Übersetzung in Leichter Sprache Ihre Handhabung in der Praxis vereinfachen. Sowohl die ursprüngliche Lernvereinbarung als auch die Übersetzung in Leichter Sprache werden von uns anerkannt.

Die Teilnehmendenvereinbarung und der Teilnehmendenbericht sind verpflichtende Dokumente für die Teilnehmenden und müssen von Ihnen in der Originalversion ausgefüllt bzw. unterschrieben werden. Die Vereinbarung und der Bericht sind aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer für alle Teilnehmenden geeignet. Es stehen Ihnen deswegen zu beiden Dokumenten Erläuterungen in Leichter Sprache zur Verfügung, um die Verständlichkeit und Handhabung in der Praxis sowohl für die Teilnehmenden als auch für Sie als entsendende Einrichtung zu vereinfachen. Sie können die Erläuterungen in Leichter Sprache nutzen, um die Dokumente zusammen mit Ihren Teilnehmenden auszufüllen. Die folgenden Erläuterungen sind jedoch nur Hilfsdokumente und ersetzen nicht die Originaldokumente.