2) Dokumente zwischen Projektträgern und Teilnehmenden
Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen und Dokumente zu den Prozessen, die zwischen Ihnen als Einrichtung mit Kurzzeitprojekt und Ihren Teilnehmenden von Relevanz sind:
Teilnehmendenvereinbarung
Der Anhang VI der Finanzhilfevereinbarung (die Teilnehmendenvereinbarung) sorgt zwischen Ihnen als Einrichtung und Ihren Teilnehmenden für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte.
Die Teilnehmendenvereinbarung ist für alle Aktivitätsarten außer für Begleitpersonen und für vorbereitende Besuch einzusetzen.
Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.
Nachweise über Green Travel und Inklusion
Wenn Sie für Ihre Teilnehmenden „Green Travel”-Zuschuss oder Inklusionsunterstützung geltend machen, müssen Sie Nachweise hierüber sammeln und diese im Falle einer Prüfung vorlegen. „Green Travel” muss über eine ehrenwörtliche Erklärung nachgewiesen werden. Informationen zum Inklusionsnachweis entnehmen Sie bitte dem Informationsblatt.
Lernvereinbarung
Das Abschließen einer Lernvereinbarung mit den Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 der Teilnehmendenvereinbarung aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert, diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 der Teilnehmendenvereinbarung ebenfalls aufgeführt werden.
Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität wird für Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche" und "Kurse und Schulungen" sowie für Begleitpersonen müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden.
Für die Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
Für die Aktivitätsart “Gruppenmobilität” wird eine gemeinsame Lernvereinbarung für alle Teilnehmenden erstellt.
Video: Hinweise zur Nutzung von Lernvereinbarungen
Ergänzung zur Lernvereinbarung
Die Ergänzung zur Lernvereinbarung kann beim Abschluss von Lernvereinbarungen für individuelle Mobilität genutzt werden. Sie dokumentiert nach Abschluss der Mobilitätsphase, welche Lernergebnisse tatsächlich erreicht worden sind. Durch die aufgeführten Angaben kann diese Ergänzung auch als Beleg für die Teilnahme an einer Aktivität dienen. Das Nutzen dieser Vorlage ist nicht verpflichtend.
Wussten Sie eigentlich, dass Sie für das Erstellen der Teilnehmenden- und Lernvereinbarung sowie für das Dokumentieren von den Lernergebnissen des Aufenthaltes auch den Europass Mobilität nutzen können?
Nähere Informationen dazu finden Sie hier.
Teilnehmendenbericht
Ihre Teilnehmende müssen nach Beendigung der Mobilität einen Online-Teilnehmendenbericht ausfüllen. Der Link zu diesem wird den Teilnehmenden - ausgelöst durch das Beneficiary Module - per Mail zugeschickt und muss innerhalb von 30 Tagen ausgefüllt und elektronisch übermittelt werden.
Sollte der Teilnehmendenbericht Ihre Teilnehmenden einmal nicht oder nur fehlerhaft erreichen, dann empfiehlt es sich, die Teilnehmendenberichte noch einmal neu auszulösen. Dies tun Sie innerhalb der jeweiligen Mobilität im Beneficiary Module.
Nutzen Sie das Ansichtsexemplar des Teilnehmendenbericht gern zur Vorbereitung der Teilnehmenden. Bitte beachten Sie, dass der tatsächliche Teilnehmendenbericht dynamisch ist und deswegen je nach Aktivitätsart und gegebenen Antworten vom Ansichtsexemplar abweichen kann.
Dokumente in Leichter Sprache
Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität (Lernende und Personal) steht Ihnen in Leichter Sprache zur Verfügung. Da die verpflichtenden Dokumente aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer für alle Teilnehmenden geeignet sind, kann die Übersetzung in Leichter Sprache Ihre Handhabung in der Praxis vereinfachen. Sowohl die ursprüngliche Lernvereinbarung als auch die Übersetzung in Leichter Sprache werden von uns anerkannt.
Die Teilnehmendenvereinbarung und der Teilnehmendenbericht sind verpflichtende Dokumente für die Teilnehmenden und müssen von Ihnen in der Originalversion ausgefüllt bzw. unterschrieben werden. Die Vereinbarung und der Bericht sind aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer für alle Teilnehmenden geeignet. Es stehen Ihnen deswegen zu beiden Dokumenten Erläuterungen in Leichter Sprache zur Verfügung, um die Verständlichkeit und Handhabung in der Praxis sowohl für die Teilnehmenden als auch für Sie als entsendende Einrichtung zu vereinfachen. Sie können die Erläuterungen in Leichter Sprache nutzen, um die Dokumente zusammen mit Ihren Teilnehmenden auszufüllen. Die folgenden Erläuterungen sind jedoch nur Hilfsdokumente und ersetzen nicht die Originaldokumente.