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2) Dokumente zwischen Projektträgern und Teilnehmenden
- EMA
- Tanja Möller
- Anne Leyendecker
- Carina Lochner
Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen und Dokumente zu den Prozessen, die zwischen Ihnen als Einrichtung mit Kurzzeitprojekt und Ihren Teilnehmenden von Relevanz sind:
Teilnehmendenvereinbarung
Der Anhang VI der Finanzhilfevereinbarung (die Teilnehmendenvereinbarung) sorgt zwischen Ihnen als Einrichtung und Ihren Teilnehmenden für Klarheit über die finanziellen Aspekte der Aktivitäten, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte.
Die Teilnehmendenvereinbarung ist für alle Aktivitätsarten außer für Begleitpersonen und für vorbereitende Besuch einzusetzen.
Zur Unterstützung beim Ausfüllen der Teilnehmendenvereinbarung liegen Erläuterungen in Leichter Sprache vor, die insbesondere für Teilnehmende mit geringeren Chancen hilfreich sein können.
Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden.
Nachweise über Green Travel und Inklusion
Wenn Sie für Ihre Teilnehmenden „Green Travel”-Zuschuss oder Inklusionsunterstützung geltend machen, müssen Sie Nachweise hierüber sammeln und diese im Falle einer Prüfung vorlegen. „Green Travel” muss über eine ehrenwörtliche Erklärung nachgewiesen werden. Informationen zum Inklusionsnachweis entnehmen Sie bitte dem Informationsblatt.
Lernvereinbarung/Lernprogramm
Das Abschließen einer Lernvereinbarung bzw. eines Lernprogramms mit den Teilnehmenden Ihrer Mobilitätsmaßnahmen ist laut den Erasmus-Qualitätsstandards verpflichtend. In der von der Europäischen Kommission gestalteten Vorlagen sind alle Elemente enthalten, die laut Anlage 1 der Teilnehmendenvereinbarung aufgeführt werden müssen. Es ist also empfehlenswert, diese Vorlage zu verwenden. Sollten Sie eine eigene Lernvereinbarung formulieren wollen, müssen die Mindestelemente der Anlage 1 der Teilnehmendenvereinbarung ebenfalls aufgeführt werden.
Die Europass Lernvereinbarung kann für individuelle Lernaufenthalte von Lernenden und Personal abgeschlossen werden. Für Teilnehmende in den Aktivitätsarten "Vorbereitende Besuche" und "Kurse und Schulungen" sowie für Begleitpersonen müssen keine Lernvereinbarungen erstellt werden. Alternativ kann auch die Lernvereinbarung in Leichter Sprache ausgefüllt werden.
Nach erfolgter Mobilität kann das Dokument als „Europass Mobilität“ genutzt werden, um stattgefundene Mobilitätsaktivitäten und Lernergebnisse zu belegen. Beachten Sie beim Ausfüllen die Hinweise für nach der Mobilitätsphase.
Verwenden Sie diese Vorlage nicht, müssen Sie die Mobilitätsaktivitäten mit einem anderweitigen Nachweis belegen, der alle relevanten Informationen (Namen der Teilnehmenden und die Lernergebnisse sowie das Anfangs- und Enddatum der Aktivität) beinhaltet. Falls Begleitpersonen die Teilnehmenden während der Aktivität unterstützt haben, sind auch deren Namen und die Dauer des Aufenthalts anzugeben.
Dieses Nutzerhandbuch dient als Ausfüllhilfe für die Europass Lernvereinbarung:
Für das Lernprogramm im Rahmen der Aktivitätsart "Eingeladene Expertinnen/Experten" gibt es eine eigene Vorlage der Europäischen Kommission.
Ein Entwurf des Lernprogramms sollte vor der Mobilität erstellt und nach der Mobilität unterzeichnet werden, wobei alle Änderungen, die während der Durchführung eingetreten sind, zu berücksichtigen sind. Die begünstigte Organisation muss das durchgeführte Lernprogramm als Nachweis für den Abschluss der Aktivität aufbewahren.
Für die Aktivitätsart “Gruppenmobilität von Lernenden” wird ein gemeinsames Lernprogramm für alle Teilnehmenden erstellt.
Ein Entwurf des Lernprogramms sollte vor der Mobilität erstellt und nach der Mobilität unterzeichnet werden. Nach der Aktivität muss die entsendende Organisation das Lernprogramm und eine Teilnehmendenliste (auf der auch die Begleitpersonen aufgeführt sind) als Nachweis für den Abschluss der Aktivität aufbewahren.
Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilitätsaktivitäten von Lernenden und Personalmobilitätsaktivitäten, den Europass Mobilität, das Lernprogramm für eine Gruppenmobilität von Lernenden sowie eine Bescheinigung über Begleitpersonen können Sie auch direkt im Beneficiary Module erstellen.
Nähere Informationen finden Sie dazu in der Anleitung zum Beneficiary Module.
Wussten Sie eigentlich, dass Sie die Teilnehmenden- und Lernvereinbarung nach wie vor auch direkt im Europass Mobilität Portal erstellen können? Ebenso können Sie es zum Dokumentieren von den Lernergebnissen des Aufenthaltes nutzen.
Nähere Informationen dazu finden Sie hier.
Teilnehmendenbericht
Ihre Teilnehmende müssen nach Beendigung der Mobilität einen Online-Teilnehmendenbericht ausfüllen. Der Link zu diesem wird den Teilnehmenden - ausgelöst durch das Beneficiary Module - per Mail zugeschickt und muss innerhalb von 30 Tagen ausgefüllt und elektronisch übermittelt werden.
Sollte der Teilnehmendenbericht Ihre Teilnehmenden einmal nicht oder nur fehlerhaft erreichen, dann empfiehlt es sich, die Teilnehmendenberichte noch einmal neu auszulösen. Dies tun Sie innerhalb der jeweiligen Mobilität im Beneficiary Module.
Zur Unterstützung beim Ausfüllen der Teilnehmendenberichte liegen Erläuterungen in Leichter Sprache vor, die insbesondere für Teilnehmende mit geringeren Chancen hilfreich sein können.
Nutzen Sie das Ansichtsexemplar des Teilnehmendenbericht gern zur Vorbereitung der Teilnehmenden. Bitte beachten Sie, dass der tatsächliche Teilnehmendenbericht dynamisch ist und deswegen je nach Aktivitätsart und gegebenen Antworten vom Ansichtsexemplar abweichen kann.
Zu unterscheiden sind der Teilnehmendenbericht für eine Einzelmobilität (wird von der entsendeten Person ausgefüllt) und der für eine Gruppenmobilität Lernender (wird von der Begleitperson für die gesamte Gruppe ausgefüllt).
Dokumente in Leichter Sprache
Die Lernvereinbarung für individuelle Mobilität (Lernende und Personal) steht Ihnen in Leichter Sprache zur Verfügung. Da die verpflichtenden Dokumente aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer für alle Teilnehmenden geeignet sind, kann die Übersetzung in Leichter Sprache Ihre Handhabung in der Praxis vereinfachen. Sowohl die ursprüngliche Lernvereinbarung als auch die Übersetzung in Leichter Sprache werden von uns anerkannt.
Die Teilnehmendenvereinbarung und der Teilnehmendenbericht sind verpflichtende Dokumente für die Teilnehmenden und müssen von Ihnen in der Originalversion ausgefüllt bzw. unterschrieben werden. Die Vereinbarung und der Bericht sind aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer für alle Teilnehmenden geeignet. Es stehen Ihnen deswegen zu beiden Dokumenten Erläuterungen in Leichter Sprache zur Verfügung, um die Verständlichkeit und Handhabung in der Praxis sowohl für die Teilnehmenden als auch für Sie als entsendende Einrichtung zu vereinfachen. Sie können die Erläuterungen in Leichter Sprache nutzen, um die Dokumente zusammen mit Ihren Teilnehmenden auszufüllen. Die folgenden Erläuterungen sind jedoch nur Hilfsdokumente und ersetzen nicht die Originaldokumente.