2) Dokumente zwischen akkreditierten Einrichtungen und der NA

Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen und Dokumente zu den Prozessen, die zwischen Ihnen als akkreditierter Einrichtung und uns als zuständiger Nationaler Agentur von Relevanz sind:

Finanzhilfevereinbarung (Vertrag)

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung gegebenenfalls geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach der Förderzusage per E-Mail zugestellt.

Die Verwaltung Ihrer Mittelanforderung erfolgt anschließend im Beneficiary Module. Dort überwachen Sie unter anderem Ihr Budget, legen die Entsendungen an und schreiben den Abschlussbericht zur Mittelanforderung.

Hier finden Sie Ansichtsexemplare der Finanzhilfevereinbarung:

Antragsjahr 2024

Ältere Versionen

Änderungsantrag zum Zeitpunkt des Checkpoints

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Mittelanforderung Änderungen ergeben können. Im Rahmen des sogenannten Checkpoints können akkreditierte Einrichtungen - für ihre laufende Mittelanforderung - einen Antrag auf Vertragsänderung stellen. Diesen Änderungswunsch können Sie einmalig nach 12 Monaten Laufzeit bei der Nationalen Agentur beantragen während einer mehrwöchigen Frist. Geändert werden kann die Laufzeit Ihrer Mittelanforderung von 15 auf 24 Monate, sowie eine Aufstockung oder Reduzierung der Fördermittel.

Begünstigte Einrichtungen von Mittelanforderungen des Antragsjahres 2023 können den Änderungsantrag vom 03.-16. Juni 2024 über das Beneficiary Module (BM) einreichen. Anschließend werden Sie bis spätestens Ende Juli 2024 ein Addendum zur Finanzhilfevereinbarung erhalten.

Beitrittsformulare (ehemals Mandate) für akkreditierte Konsortien

Abschlussbericht (der Mittelanforderung) verfassen und einreichen

Ihr Projekt endet nicht mit der Rückkehr der Teilnehmenden. Der transparente Abschluss Ihres akkreditieren Projekts ist ein wesentlicher Aspekt der Projektnachbereitung. Nach Abschluss Ihres Projektzeitraums haben Sie 60 Tage Zeit, um den Abschlussbericht zu Ihrem akkreditieren Projekt zu verfassen und einzureichen. Bitte nutzen Sie hierfür das Beneficiary Module. Dort reichen Sie den Bericht zusammen mit der Verbindlichen Nationalen Anlage, der Ehrenwörtlichen Erklärung sowie ggf. vorhandene Belege für Kosten bei Stornierungen und Abbrüchen ein.

Der Abschlussbericht besteht aus Angaben

•  zu den Aufenthalten der Teilnehmenden,

•  zu den Finanzen und

•  zur inhaltlichen Umsetzung.

Der Abschlussbericht wird elektronisch eingereicht.

Die einzelnen, technischen Schritte sowie inhaltliche Hinweise zum Ausfüllen finden Sie in der Anleitung zum Beneficiary Module beschrieben.

Dokumente zum Abschlussbericht

(bitte unbedingt im .xlsx-Format einreichen!)

Akkreditierungsbericht verfassen und einreichen

Alle akkreditierten Einrichtungen müssen innerhalb von fünf Jahren mindestens einmal auf Ebene der Akkreditierung Bericht erstatten und ihren Erasmus Plan nach dessen Ablauf aktualisieren.

Der Akkreditierungsbericht besteht aus drei Teilen und wird im Beneficiary Module verfasst und eingereicht. Die NA beim BIBB kann alle Teile gemeinsam oder einzelne Teile von den akkreditierten Einrichtungen anfordern. Die drei Teile sind:

• der Fortschrittsbericht zum Erasmus-Plan

In diesem Abschnitt beschreiben Sie rückblickend den Fortschritt, den Sie bei Ihren im Akkreditierungsantrag gesetzten Ziele erzielt haben. Falls Sie Anpassungen vornehmen mussten, machen Sie dies hier deutlich und erläutern Ihre Entscheidung, indem Sie auf veränderte Umstände, neue Chancen oder unerwartete Schwierigkeiten eingehen.

• die Aktualisierung des Erasmus-Plans

Die Laufzeit Ihres ursprünglichen Erasmus Plans haben Sie im Akkreditierungsantrag festgelegt. Spätestens mit Ablauf der Laufzeit müssen Sie Ihren Erasmus Plan überprüfen und eine Aktualisierung in Betracht ziehen, indem Sie für jedes Ihrer Ziele prüfen, ob es weiterhin Bestand hat, aktualisiert werden muss oder bereits erfüllt ist. Auch das Streichen von Zielen oder die Formulierung neuer Ziele ist möglich.

Sollten sich Ihre bisherigen Ziele des Erasmus-Plans nicht oder kaum auf die institutionelle Ebene beziehen, nutzen Sie jetzt die Gelegenheit, um Ihre Ziele in diesem Aspekt anzupassen oder zu ergänzen. Mobilitätsaktivitäten im Rahmen einer Akkreditierung sollten neben dem individuellen Kompetenzerwerb vor allem auch strategisch genutzt werden, um eine Entwicklung Ihrer Einrichtung voranzutreiben. Dies sollte sich in den Zielen des Erasmus-Plans wie auch in Ihrem Akkreditierungsbericht widerspiegeln.

• der Bericht über die Erasmus Qualitätsstandards

In Ihrem Akkreditierungsantrag haben Sie sich zur Einhaltung der Erasmus Qualitätsstandards verpflichtet. In diesem Berichtsteil stellen Sie Ihre bisherige Umsetzung der Erasmus Qualitätsstandards dar und zeigen, wie durch deren Einhaltung gute Mobilitätserfahrungen und Lernergebnisse für alle Teilnehmenden sichergestellt wurden und Ihre Einrichtung einen Beitrag zu den Zielen des Programms geleistet hat.

Hinweis: Standardmäßig werden Sie aufgefordert, den Akkreditierungsbericht zu verfassen, sobald die Laufzeit Ihres Erasmus Plans endet. Nur in Ausnahmefällen ist ein außerplanmäßiges Update möglich, z. B. wenn sich Ihre Einrichtung einer grundlegenden Änderung unterzieht wie einer Umfirmierung. Sollten Sie im Laufe Ihrer Akkreditierung das Gefühl haben, dass nicht mehr alle Ziele ideal zu Ihnen passen und/oder sich neue Themen auf Ihre Agenda geschoben haben, dann ist es nicht zwingend notwendig, zeitnah ein Erasmus Plan Update vorzunehmen. Derlei Entwicklungen sollten Sie hingegen genau beobachten und für sich dokumentieren. Beim nächsten planmäßigen Erasmus Plan Update können diese Entwicklungen dann in Ihre Ziele mit einfließen.

Ansichtsexemplar Akkreditierungsbericht und Hilfsdokument Ziele