8. Abschlussbericht erstellen

Spätestens 60 Tage nach Projektende muss der Abschlussbericht erstellt und übermittelt worden sein. Der Abschlussbericht wird im Beneficiary Module erstellt. Der Bericht kann in deutscher oder englischer Sprache verfasst werden, auch wenn die Oberfläche des BM ausschließlich in Englisch zur Verfügung steht.

Ihre ToDos im Zusammenhang mit dem Abschlussbericht

Prüfen Sie, ob alle bewilligten Aktivitäten umgesetzt wurden und ob alle bewilligten Ergebnisse vorliegen. Dazu gehören auch alle im Antrag angegeben Sprachversionen.
Prüfen Sie, ob die Förderung in allen Materialien und Projektergebnissen, die veröffentlicht wurden oder werden, richtig gekennzeichnet ist (Förderemblem, Haftungsausschluss, OER-Lizenz).
Laden Sie die Materialien und Projektergebnisse in allen im Antrag angegebenen Sprachversionen in das E+PRP Dashboard hoch. Geben Sie die hochgeladenen Ergebnisse zur Prüfung frei („submit for review“), bevor Sie den Abschlussbericht im Beneficiary Module übermitteln.
Im Beneficiary Module ergänzen Sie alle Angaben zu den „Work packages“ und den dazugehörenden „Activities“ (KA220) beziehungsweise zu den „Activities“ (KA210). In jeder angelegten Aktivität sind einige Fragen zu beantworten, die dann in das Berichtsformular übernommen werden. Nutzen Sie dabei gerne auch die Möglichkeit, die Freifelder bieten, um die Umsetzung Ihrer Aktivitäten zu beschreiben.
Gehen Sie im Beneficiary Module auf den Menüpunkt „Reports“ und generieren den Abschlussbericht. Berichten Sie konkret und aussagekräftig und reflektieren Sie die Umsetzung. Gutachtende bewerten den Grad und die Qualität der Projektumsetzung auf der Grundlage des Abschlussberichts und der Ergebnisse im E+PRP Dashboard.
Laden Sie erforderliche Anlagen zum Abschlussbericht dort hoch. Verpflichtend ist die von der zeichnungsberechtigten Person unterschriebene „Declaration on Honour“ des Abschlussberichts.
Übermitteln Sie den Abschlussbericht fristgerecht. Der Abschlussbericht wird ausschließlich elektronisch eingereicht.

Der Abschlussbericht wird bei der NA beim BIBB formal und inhaltlich geprüft. Auf dieser Grundlage wird der Zuschuss festgesetzt und die letzte Rate ausgezahlt. Fehlende Ergebnisse oder eine unzureichende Qualität in der Durchführung können zu Kürzungen des bewilligten Zuschusses führen. Der Kürzungsmechanismus ist in der Finanzhilfevereinbarung dargelegt.

Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.

Beneficiary Module

Link zum Beneficiary Module

zur Anleitung der EU Beneficiary Module Guide (Wiki)

Ansichtsexemplar Abschlussbericht (Beispiele)

Die EU veröffentlicht Ansichtsexemplare und Templates auf der Erasmus+ Programmseite.