4. Änderungen beantragen

Kommt es zu Änderungen in bewilligten Projekten, besteht Handlungsbedarf. Hier erfahren Sie, was in welchen Fällen zu tun ist.

Art der Änderung

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Partnerschaft Änderungen ergeben können. Eine Änderung der Angaben zur koordinierenden Einrichtung oder zum Projekt, die in der Finanzierungsvereinbarung festgehalten sind, bedürfen einer schriftlichen Abstimmung mit der NA beim BIBB, teilweise auch einer Vertragsänderung. Die Art der Änderung entscheidet über das Vorgehen.

Stammdaten der Einrichtung

Die mit der Identifikationsnummer der Einrichtung (Organisations-ID oder kurz OID) verbundenen Stammdaten sind im Organisation Registration System (ORS) eingetragen. Zu den Stammdaten gehören Name und Rechtsform der Einrichtung, die Anschrift sowie die Bankverbindung.

Gibt es während der Durchführung Änderungen zu diesen Punkten, tragen Sie diese Änderungen im ORS ein und informieren die Nationale Agentur darüber.

Erforderliche Formulare dafür finden Sie auf der Webseite der NA beim BIBB unter Antragsverfahren unter Organisationsregistrierungssystem und OID. Link zur Webseite: https://www.na-bibb.de/erasmus-berufsbildung/partnerschaften-fuer-zusammenarbeit/antragsverfahren

Hauptkontaktperson oder zeichnungsberechtigte Person der koordinierenden Einrichtung

Ändern sich während der Durchführung die Hauptkontaktperson oder die zeichnungsberechtigte Person der koordinierenden Einrichtung in einem Projekt, informieren Sie bitte Ihre Ansprechperson bei der NA beim BIBB mit vollständigen Kontaktangaben für die neue Person. Diese Änderungen müssen von der NA eingepflegt werden.

Änderungen bei weiteren Kontaktpersonen der koordinierenden Einrichtung oder bei Partnereinrichtungen können Sie direkt im Beneficiary Module vornehmen. 

Anpassungen des Inhalts, der bewilligten Aktivitäten oder der Laufzeit

Sind Anpassungen hinsichtlich des Inhalts, der bewilligten Aktivitäten oder der Laufzeit des Projekts erforderlich, stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Ansprechperson in der NA beim BIBB ab.

Aufteilung des Budgets

Für kleinere Partnerschaften aus den Antragsrunden bis 2023 gilt:
Verändert sich die Aufteilung des Budgets zwischen den bewilligten Aktivitäten, muss keine Vertragsergänzung erstellt werden. Über die Verschiebung und die Gründe sollten Sie im Abschlussbericht ausführlich berichten. Die Veränderung wird im Zuge der Prüfung des Abschlussberichts bewertet.

Für kleinere Partnerschaften aus der Antragsrunde 2024 gilt:
Verändert sich die Aufteilung des Budgets zwischen den bewilligten Aktivitäten und ist damit eine substantielle inhaltliche Änderung verbunden, muss eine Vertragsergänzung beantragt werden. Eine Änderung ist möglich, wenn die Aktivitäten noch nicht abgeschlossen sind. Nutzen Sie dafür das Dokument “Budgettabelle”. Auch diese Änderungen sollten im Abschlussbericht nachvollziehbar dargestellt werden.

Für Kooperationspartnerschaften bis 2023 gilt:
Verändert sich die Aufteilung des Budgets zwischen den bewilligten Aktivitäten innerhalb eines Work packages, muss keine Vertragsergänzung erstellt werden. Über die Verschiebung und die Gründe sollte im Abschlussbericht ausführlich berichtet werden. Die Veränderung wird im Zuge der Prüfung des Abschlussberichts bewertet.
Mittelverschiebungen zwischen Work packages müssen bei der Nationalen Agentur beantragt und mit einer Vertragsergänzung formalisiert werden, solange die Work packages noch nicht abgeschlossen sind. Nutzen Sie dafür das Dokument “Budgettabelle”. Auch diese Änderungen sollten im Abschlussbericht nachvollziehbar dargestellt werden.

Ein anderes Wort für Vertragsergänzung ist Addendum.

Wechsel bei den Partnereinrichtungen

Ein Wechsel bei den Partnereinrichtungen muss stets bei der Nationalen Agentur beantragt und von ihr genehmigt werden. Nutzen Sie hierfür das Dokument “Antrag auf Partnerwechsel”.